Importation de patients et d’audiogrammes

Le module d’importation de données SHOEBOX prend en charge les importations en masse de patients et d’audiogrammes pour les formats Benson et non-Benson. Cet article complète les modèles fournis sur le site web de SHOEBOX et fournit des instructions étape par étape sur la façon d’importer des patients et des audiogrammes.

Dans cet article :

• Partie 1 : Préparez votre fichier d’importation
  • Notes importantes lors de la création des fichiers d’importation
• Partie 2 : Téléchargez les données sur le Portail de gestion des données
  • Méthode 1 : Importation dans un projet
  • Méthode 2 : Importation sans projet

Partie 1 : Préparez votre fichier d’importation

1. Téléchargez le modèle d’importation patient/audiogramme dont vous avez besoin parmi les fichiers joints :
   • Modèle générique d’importation de patients
   • Modèle d’importation de patients Benson
   • Modèle générique d’importation d’audiogrammes
   • Modèle d’importation d’audiogrammes Benson
2. Ajoutez vos informations spécifiques au fichier modèle. Pour comprendre les champs de chaque modèle, consultez les explications des modèles.
3. Une fois cela fait, enregistrez le fichier modèle au format CSV à l’emplacement de votre choix sur votre ordinateur.

Notes importantes lors de la création des fichiers d’importation

• Les documents d’importation de patients et d’importation de patients Benson que vous créez doivent comporter au minimum le prénom, le nom, la date de naissance et le sexe. Tout champ que vous n’utilisez pas doit rester vide. Ne modifiez en aucun cas le format du fichier.
• Si vous prévoyez de mettre à jour périodiquement la liste des patients, de modifier les données démographiques existantes des patients ou de lier des dossiers d’audiogrammes provenant d’un système externe à vos patients, alors les listes de patients doivent inclure un numéro d’identification unique. Cet identifiant unique est utilisé pour associer le bon patient au bon audiogramme lors de l’importation, ou pour mettre à jour les informations démographiques du patient en cas d’importations périodiques. Ce numéro d’identification doit être unique pour chaque patient dans l’ensemble de votre organisation. Si vous utilisez le modèle d’importation de patients, cet identifiant s’appelle « ExternalID ». Si vous utilisez le modèle d’importation de patients Benson, il s’appelle « SubjectGUID ».
• Si vos fichiers ne contiennent pas déjà ou ne génèrent pas un identifiant unique pour chaque personne, voici des exemples de ce que vous pouvez choisir d’utiliser pour créer un identifiant unique :
  • Une combinaison du prénom, du nom et de la date de naissance.
  • Une combinaison du prénom, du nom et du numéro d’employé.
  • Les numéros d’employés, s’ils sont garantis toujours uniques pour tous les employés.
• Assurez-vous que le format de date sélectionné est le même que celui entré dans le modèle. Pour aligner le format de date avant le téléchargement, cliquez sur le bouton « Changer le format de date ».
• Toutes les dates dans votre fichier d’importation doivent utiliser le même format de date.

Partie 2 : Téléchargez les données sur le Portail de gestion des données

Méthode 1 : Importation dans un projet

1. Connectez-vous au Portail de gestion des données.
2. Créez un nouveau projet dans lequel vous souhaitez charger vos patients et audiogrammes :
   1. Dans le menu latéral, cliquez sur « Projets ».
      
   2. Sur la page « Projets », cliquez sur « Nouveau ».
      
   3. Entrez un nom pour votre projet et cliquez sur « Créer ».
3. Après avoir créé le projet, sélectionnez l’onglet « Patients ». Cliquez sur l’icône « Ajouter » pour télécharger le fichier d’importation que vous avez créé dans la Partie 1 : Préparez votre fichier d’importation.
   • Si vous devez aligner le format de date avec celui utilisé dans votre fichier d’importation, cliquez sur « Changer le format de date », sélectionnez une option dans la liste déroulante, puis cliquez sur « Enregistrer ».
     
4. Les importations réussies s’affichent comme « Importé ». Vous pouvez consulter les avertissements ou annuler le téléchargement si nécessaire. Les importations échouées s’affichent comme « Échoué ». Pour voir pourquoi le téléchargement a échoué, cliquez sur « Voir les erreurs ». Un fichier sera téléchargé décrivant les erreurs.
    
5. Après que les patients ont été importés dans le projet, vous pouvez télécharger la liste des audiogrammes. N’oubliez pas que l’ExternalID dans la liste d’audiogrammes est ce qui associe l’audiogramme au patient.

Méthode 2 : Importation sans projet

1. Connectez-vous au Portail de gestion des données.
2. Dans le menu latéral, cliquez sur « Gestionnaire de fichiers », puis sélectionnez « Importations de données ».
   
3. Cliquez sur l’icône « Ajouter » pour télécharger le fichier d’importation que vous avez créé dans la Partie 1 : Préparez votre fichier d’importation.
   • Si vous devez aligner le format de date avec celui utilisé dans votre fichier d’importation, cliquez sur « Changer le format de date », sélectionnez une option dans la liste déroulante, puis cliquez sur « Enregistrer ».
     
4. Les importations réussies s’affichent comme « Importé ». Vous pouvez consulter les avertissements ou annuler le téléchargement si nécessaire. Les importations échouées s’affichent comme « Échoué ». Pour voir pourquoi le téléchargement a échoué, cliquez sur « Voir les erreurs ». Un fichier sera téléchargé décrivant les erreurs.
   
   
5. Après que les patients ont été importés dans le projet, vous pouvez télécharger la liste des audiogrammes. N’oubliez pas que l’ExternalID dans la liste d’audiogrammes est ce qui associe l’audiogramme au patient.